Úvod > O spoločnosti > Ochrana osobných údajov

Ochrana osobných údajov v spoločnosti Up Slovensko, s.r.o.

Platné od 25.5.2018, verzia 2, platná od 1.10.2018
Verzia na stiahnutie tu

Spoločnosť Up Slovensko, s.r.o. rešpektuje svojich klientov, používateľov služieb, dodávateľov a všetkých osôb s ktorými komunikuje. Váži si vzájomnú dôveru a dbá na dodržiavanie legislatívnych noriem a menovite na ochranu  údajov a súkromia dotknutých osôb. A preto v plnej miere uplatňuje požiadavky Všeobecného nariadenia o ochrane údajov fyzických osôb (ďalej len „GDPR“). 

Inovácia je jednou z hodnôt našej spoločnosti, vzhľadom na všetky nové služby a produkty, ktoré pripravujeme sa zaväzujeme v týchto procesoch myslieť na dodržiavanie zásad minimálneho zberu a bezpečného spracúvania údajov. Taktiež využívať moderné technické zabezpečenia na ochranu Vašich  údajov. Naši zamestnanci sú vyškolení na otázku bezpečného narábania s údajmi a srdcom firemnej kultúry je dbať na práva jednotlivcov, čoho je ochrana osobných údajov prirodzenou súčasťou. Aj preto sa naša skupina rozhodla okrem údajov definovaných zákonom osobitne chrániť všetky údaje súvisiace s používaním stravovacej karty a platobnými transakciami.

Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime Všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (ďalej ako “GDPR”) a ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalšími predpismi.

Zamestnanci našej spoločnosti a ďalšie spolupracujúce osoby sú povinné zachovávať mlčanlivosť o všetkých informáciách a dokumentoch, ako aj o záležitostiach týkajúcich sa používateľov našich produktov a služieb či už v papierovej či elektronickej podobe. 

Na nasledujúcich riadkoch nájdete stručne zhrnuté zásady - politiku ochrany osobných údajov, tzn. informácie akým spôsobom získavame a spracúvame osobné údaje pri poskytovaní našich služieb.

Ak vznikne akákoľvek otázka alebo nejasnosť, kontaktujte nás prostredníctvom gdpr@up-slovensko.sk alebo telefonicky na 02/ 32 55 35 45 či písomne na Up Slovensko, P.O.Box 109, 820 05  Bratislava 25.

Čo sú osobné údaje

Osobné údaje sú akékoľvek údaje, na základe ktorých Vás môžeme identifikovať, či už priamo alebo nepriamo. Pre poskytovanie našich produktov a služieb, ako aj pri vykonávaní ďalších činností nepotrebujeme  osobitné kategórie osobných údajov, tzv. citlivé údaje, preto by ste nám ich ani nemali poskytovať v komunikácii s nami.

Čo je to spracúvanie osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov znamená akúkoľvek operáciu alebo súbor operácií s osobnými údajmi, ako napríklad ich získavanie, usporadúvanie, uchovávanie, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, šírenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Na aké účely a na základe akých právnych základov spracúvame jednotlivé osobné údaje:

Kontaktné údaje pri poskytovaní našich produktov a služieb

Spracovateľská činnosť:

·        Spracúvanie kontaktných údajov v súvislosti s dodaním produktov a služieb

Účel:

·        Identifikácia zmluvných strán a dodanie objednaných služieb – menovite v oblasti stravovania, benefitných produktov či sociálnej politiky

Právny základ:

·        Plnenie zmluvných (i predzmluvných) povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR v súvislosti so zabezpečením stravovania a/alebo poskytnutia iných služieb a tovarov 

Rozsah údajov:

Údaje o klientoch

·        Všeobecné obchodné údaje: ak ide o fyzickú osobu alebo zástupcu (štatutára) právnickej osoby, ktorou je fyzická osoba v rozsahu titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, platobné spojenie. Ak ide o fyzickú osobu, ktorá je podnikateľom, aj adresu miesta podnikania, označenie úradného registra alebo inej úradnej evidencie, v ktorej je zapísaná a číslo zápisu do tohto registra alebo evidencie; kontaktné údaje: telefónne číslo, a elektronická adresa;

·        Údaje kontaktnej osoby klienta v rozsahu titul, meno, priezvisko, elektronická adresa a telefónne číslo osoby, ktorej sú zasielané faktúry alebo ktorá uskutočňuje platby alebo osoby, ktorá je zodpovedná za manažovanie nášho obchodného vzťahu

Údaje o akceptačných miestach

·        Všeobecné obchodné údaje: ak ide o fyzickú osobu alebo zástupcu (štatutára) právnickej osoby, ktorou je fyzická osoba v rozsahu titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, platobné spojenie. Ak ide o fyzickú osobu, ktorá je podnikateľom, aj adresu miesta podnikania, označenie úradného registra alebo inej úradnej evidencie, v ktorej je zapísaná a číslo zápisu do tohto registra alebo evidencie; kontaktné údaje: telefónne číslo, a elektronická adresa;

Dôležité upozornenie: Uvedené údaje spracúvame len za účelom identifikácie jednotlivých zmluvných strán za účelom uzavretia  zmluvy. Bez spracúvania týchto údajov by nebolo možné uzavrieť zmluvy.

Priamy marketing

Spracovateľská činnosť:

·        Priamy marketing

Účel:

·        Uskutočňovanie priameho marketingu za účelom propagácie a predaja našich produktov a služieb

Právny základ:

·        Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. V tomto prípade je naším oprávneným záujmom upevňovanie našich vzťahov s Vami a za týmto účelom aj propagácia našich služieb.

Pri zasielaní informácií posudzujeme prínos zasielaných informácií s ohľadom na práva dotknutých osôb a uprednostňujeme dôležité informácie týkajúce sa platnosti našich produktov, zmeny legislatívy alebo rozšírenia možnosti použitia našich produktov (tzn. info o akceptačných miestach)

Rozsah údajov:

·        kontaktné a identifikačné údaje v rozsahu elektronická adresa, titul, meno a priezvisko

Dôležité upozornenie:  Za účelom minimálneho zasahovania do práv príjemcov našich marketingových e-mailov umožňujeme odhlásiť sa z prijímania nášho newslettera, a to kliknutím na odhlásenie v spodnej časti každého e-mailu. Po takomto odhlásení viac nebudete dostávať naše e-maily. 

Call Centrum

Spracovateľská činnosť:

·        Prevádzkovanie Call Centra

Účel:

·        Skvalitňovanie služieb, optimalizácia vzťahov s našimi zákazníkmi a poskytnutie možnosti reklamácie

Právny základ:

·        Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.  Náš oprávnený záujem spočíva predovšetkým zlepšovaní našich služieb.

·        Pri prichádzajúcich i odchádzajúcich hovoroch z call centra je vyhotovený hlasový záznam hovoru. Tento slúži na: skvalitňovanie našich služieb, záznam teleefonických objednávok pre prípad reklamácie, štatistické účely.

Rozsah údajov:

·        Kontaktné údaje: meno osoby, telefónne číslo, meno klienta

Dôležité upozornenie    Na nahrávanie hovoru budete vopred upozornení.  V prípade, že si nebudete priať byť nahrávaní, môžete zvoliť inú formu komunikácie.

Sťažnosti a reklamácie

Spracovateľská činnosť:

·        Vybavovanie sťažností a reklamácií

Účel:

·        Evidovanie a vybavenie došlých sťažností a reklamácií

Právny základ:

·        Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.  Náš oprávnený záujem spočíva predovšetkým v zabezpečení riadneho vybavenie sťažnosti alebo reklamácie a s tým spojené zlepšovanie našich služieb.

Rozsah údajov:

·        meno a priezvisko osoby uplatňujúcej sťažnosť alebo reklamáciu, telefónne číslo/e-mailová adresa/poštová adresa v závislosti od spôsobu uplatnenia sťažnosti alebo reklamácie

Uchádzači o zamestnanie

Spracovateľská činnosť:

·        Spracúvanie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie

Účel:

·        Uskutočnenie výberového konania a výber vhodného uchádzača.

Právny základ:

·        Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Naším oprávneným záujmom je výber uchádzača, ktorý najviac vyhovuje našim požiadavkám a za týmto účelom uskutočnenie výberového procesu.

Rozsah údajov:

·        údaje obsiahnuté v životopise a motivačnom liste

Kamerové záznamy

Spracovateľská činnosť:

·        Vyhotovovanie kamerových záznamov

Účel:

·        Ochrana našich majetkových záujmov

Právny základ:

·        oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Naším oprávneným záujmom je v tomto prípade zabezpečenie bezpečnosti našich priestorov, ako aj ochrana našich záujmov

Rozsah údajov:

·        obrazové záznamy

Poskytovanie našich produktov

Spracovateľská činnosť:

·        Spracúvanie osobných údajov zamestnancov Klientov v postavení sprostredkovateľa

Účel:

·        Plnenie záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv uzavretých s Klientmi

Rozsah údajov:

·        meno, priezvisko, osobné číslo zamestnanca

Poznámka: Pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov našich Klientov máme postavenie sprostredkovateľa. V praxi to znamená, že zodpovednosť za správne určenie právneho základu, rozsahu spracúvaných aj údajov, ako aj doby spracúvania majú Klienti. My sa v plnej miere zaväzujeme dodržiavať zmluvy o spracúvaní osobných údajov uzavreté s našimi Klientmi.

Vo svete on-line

On-line formuláre a live chat

Spracovateľská činnosť:

·        Prevádzkovanie on-line formulárov a live chatu

Účel:

·        Umožnenie funkcionalít webu, zabezpečenie služieb prostredníctvom on-line formulárov, a prevádzkovanie live chatu aj pre neregistrovaných užívateľov.

Právny základ:

·        Oprávnený záujem podľa. čl. 6 ods. 1. písm. f) GDPR pri prevádzkovaní on-line formulárov a live chatu. Poskytovanie týchto služieb slúži predovšetkým na optimalizáciu vzťahov s našimi zákazníkmi a taktiež vedie k skvalitňovaniu našich služieb.

Rozsah údajov:

·        Kontaktné a identifikačné údaje v rozsahu meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa. Live chat sa tak isto môže uskutočniť audio/video rozhovormi, ktorú sú nahrávané.

·On-line objednávky

Spracovateľská činnosť:

·        On-line objednávky

Účel:

·        Prijímanie a spracúvanie on-line objednávok.

Právny základ:

·        Plnenie opatrení pred uzavretím zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Rozsah údajov:

·        Kontaktné a identifikačné údaje v rozsahu meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa.

Využívanie doplnkov sociálnych sietí:

Naša webová stránka používa nasledujúce doplnky sociálnych médií: Facebook, Google+, LinkedIn, Instagram. Zásuvné moduly môžu byť označené tlačidlami sociálnych médií označenými logom poskytovateľa príslušných sociálnych sietí. Tieto doplnky sú implementované pomocou takzvaného riešenia s dvomi kliknutiami. To znamená, že pri navigácii na našej webovej stránke nebudú poskytovatelia týchto doplnkov sociálnych médií zhromažďovať osobné údaje. Iba ak kliknete na niektorý z doplnkov, odošlú sa vaše osobné údaje: Aktiváciou doplnku sa dáta automaticky prenášajú na príslušného poskytovateľa doplnkov a uloží ich (v prípade poskytovateľov z USA vaše osobné údaje bude uložené v USA). Nemáme vplyv na zhromaždené údaje a operácie spracovania údajov vykonávané poskytovateľmi, ani nevieme, aký je rozsah zhromažďovania údajov, účelov alebo retenčných období.

Kto má prístup k Vašim osobným údajov:

K osobným údajom dotknutých osôb majú prístup oddelenia, ktorým tento prístup prináleží z pohľadu ich činnosti (výroba – prístup k dátam klientov atd.) Dbáme na minimalizáciu zberu osobných údajov. Minimalizáciu archivovania takýchto  údajov. Údaje poskytujeme tretím stranám len v nevyhnutnej miere adekvátnej činnosti, ktorú majú vykonávať. Pričom dbáme na výber dodávateľov, ktorí sú vierohodní a dodržiavajú zákonné povinnosti. S takýmito sprostredkovateľmi uzatvárame písomnú zmluvu o  spracúvaní osobných údajov. V zmysle platnej legislatívy sme povinní v prípade potreby Vaše údaje poskytnúť orgánom činným v trestom konaní.

V prípade, že chcete vedieť, komu sprístupňujeme Vašej údaje, na požiadanie Vám poskytneme ich úplný zoznam, ktorý vzhľadom na podmienky uzatvorených zmlúv nezverejňujeme.

Prenos  údajov do iných krajín:

Väčšinu údajov spracúvame v rámci územia Slovenskej republiky alebo v rámci pôsobnosti skupiny Up v EU. Využívame bezpečné služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými na území EÚ.

Ako dlho uchovávame osobné údaje:

Osobné údaje uchovávame po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracovania, ak nám platný právny poriadok SR neukladá povinnosť uchovávať ich dlhšie.

·        Kontaktné údaje obsiahnuté v zmluvách:  10 rokov.

·        Osobné údaje spracúvané na účely priameho marketingu:  10 rokov.

·        Nahrávky telefonických hovorov: 1 rok.

·        Údaje obsiahnuté v sťažnostiach a reklamáciách: 3 roky.

·        Osobné údaje uchádzačov:  maximálne 3 roky

·        Kamerové záznamy: maximálne 15 dní.

·        Osobné údaje zamestnancov klientov uchovávame 10 rokov, resp. podľa zmluvy s klientom

·        Osobné údaje z on-line formulárov a live chatu 1 rok. 

·        Osobné údaje obsiahnuté v on-line objednávkach uchovávame po dobu 10 rokov.

V prípade, ak máte záujem o bližšie informácie, týkajúce sa doby uchovávania Vašich osobných údajov, môžete nás o ne požiadať.

Aké sú Vaše práva ako dotknutej osoby:

Uplatňovanie práv, ktoré Vám garantuje GDPR, je z nášho pohľadu posilnením Vašej dôvery v zákonnosť nášho spracúvania osobných údajov. Vaše práva sú nasledovné:

·        Právo na prístup k údajom: Užívatelia majú právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú ich osobné údaje. S týmto právom súvisí aj právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie s tým súvisiace.

·        Právo na opravu údajov: Užívatelia majú právo, aby boli bez zbytočného odkladu opravené alebo doplnené nesprávne, neúplne alebo neaktuálne ich osobné údaje, a to bez ohľadu na dôvod vzniku nepresnosti.

·        Právo na výmaz: Máte právo žiadať, aby prevádzkovateľ ukončil spracúvanie a vymazal všetky osobné údaje, ak sú splnené podmienky stanovené GDPR. Najmä v situáciách, kedy používatelia odvolajú udelený súhlas alebo pominie účel, na ktorý sa údaje spracúvali.

·        Právo na obmedzenie spracúvania: Máte právo žiadať obmedzenie spracúvania údajov napríklad, ak je pochybnosť o správnosti spracúvania osobných údajov a to na dobu umožňujúcu prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov.

·        Právo na prenos: Máte právo žiadať prenos osobných údajov, ktoré sú spracúvané v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a majú právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi alebo pre seba. Uplatnenie tohto práva nemá vplyv na poskytovanie služieb.

·        Právo namietať: Máte právo namietať z dôvodov spracúvania osobných údajov na právnom základe oprávneného záujmu, vrátane namietania proti profilovaniu, spracúvania osobných údajov na účely priameho marketingu na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa. V takomto prípade nebudeme ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukážeme nevyhnutnosť spracúvania testom proporcionality.

Myslíme na bezpečnosť

Ochrana osobných údajov nie je pre nás len formálna záležitosť a aby sme zabezpečili nielen ochranu dát ale aj komfort dotknutých osôb, prijali sme prijali sme rôzne bezpečnostné, technické a organizačné opatrenia. Tieto neprestajne aktualizujeme s cieľom maximálne prechádzať akémukoľvek bezpečnostnému incidentu.

Pri prenosoch dáta šifrujeme a spracovanie prebiehajú vo vnútri VPN, ktorá je chránená.

Vzhľadom na rozvoj našej činnosti či zmeny prostredia si vyhradzujme právo tieto podmienky kedykoľvek upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že ich zmeníme podstatným spôsobom, túto zmenu Vám oznámime na tejto webovej stránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.

Kontaktné údaje pre uplatnenie práv

Zodpovednou osobnou spoločnosti Up Slovensko, s. r. o.  na uplatnenie práv dotknutých osôb je spoločnosť Data Protection Services s.r.o., ktorá je Vám k dispozícii e-mailom na adrese: dpo_upslovensko@dpservices.sk.

V prípade doplňujúcich otázok sme Vám k dispozícii na gdpr@up-slovensko.sk

Kontaktné údaje na dozorný orgán

Máte právo sa obrátiť so sťažnosťou na spracúvanie Vašich osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Hraničná 12

820 07, Bratislava 27

Slovenská republika

IČO: 36064220

email: statny.dozor@pdp.gov.sk

Doplňujúce informácie

Neplnenie zákonnej povinnosti

Poskytovanie osobných údajov v zmysle týchto Zásad spracúvania osobných údajov nie je plnením zákonnej požiadavky podľa GDPR alebo osobitného zákona.